Backup & Recovery: Was ist das und wer braucht es?

Was ist eigentlich ein Backup? Unter einem Backup versteht man eine Sicherungskopie, die vor einem Datenverlust schützt und die im besten Fall automatisiert und regelmäßig erstellt wird. Sofern ein Backup vorhanden ist, ermöglicht dies bei Datenverlust eine schnelle Wiederherstellung der Daten (Data Recovery).

So individuell wie jedes Unternehmen ist, muss auch jede Backup-Strategie individuell auf das Unternehmen abgestimmt sein – es ist Aufgabe des bzw. der IT-Verantwortlichen, eine passende Strategie zu finden, umzusetzen und für deren Einhaltung zu sorgen.

Generell kann man sich bei der Erstellung von Backups aber an einem Grundprinzip orientieren:
Dem so genannten 3-2-1-Prinzip. Das bedeutet, man sollte stets...

… 3 Versionen der Daten

… auf mindestens 2 verschiedenen Medien vorhalten

… und davon 1 in einer anderen Brandschutzzone aufbewahren.

Welche Daten muss bzw. will ich überhaupt sichern?

Beim Thema Backups muss man sich zunächst einmal die Frage stellen, welche Daten man überhaupt sichern will – oder besser gesagt: muss. Denn: Nicht alle Daten im Unternehmen sind gleich wichtig. Es ist also zu unterscheiden zwischen unternehmenskritischen Daten und unkritischen Daten, wohingegen ersteren in der Backup-Strategie logischerweise eine deutlich höhere Bedeutung zukommen muss.

Zudem ist zu differenzieren, ob es sich um unwiederbringliche Daten handelt. Unwiederbringliche Daten sind Daten, die ohne Backup nicht rekonstruiert werden könnten und die bei der Backupstrategie entsprechend ebenfalls mit hoher Priorität bedacht werden müssen.

Um eine passende Backup-Strategie zu finden, ist des Weiteren zu unterscheiden zwischen Daten, die nur mit Aufwand rekonstruierbar oder die leicht rekonstruierbar sind. Ein Beispiel für mit Aufwand rekonstruierbare Daten sind ressourcenintensive Dateien, beispielsweise aus der Grafik-Abteilung, deren Wiederherstellung aufgrund der Dateigrößen mehrere Stunden in Anspruch nehmen würde.

Für leicht rekonstruierbare Daten kann es sinnvoll sein, diese im Backup-Plan sogar gar nicht zu berücksichtigen, da sie manchmal nur unnötig Zeit, Speicherplatz und letztendlich auch Übersichtlichkeit kosten. Es kann aber natürlich Konstellationen geben, in denen eine Sicherung dieser Daten dennoch sinnvoll ist. Hier muss, wie insgesamt beim Thema Backup, im Einzelfall entschieden werden.

Sechs Tipps: Wie sichere ich meine Daten

Neben der Frage, welche Daten gesichert werden müssen und sollen, geht es beim Thema Backups natürlich auch um die Frage, wie  die Daten gesichert werden. Damit man eine für sich individuell geeignete Backup-Strategie finden kann, ist es hilfreich, die folgenden Hinweise zu berücksichtigen.

Tipp: Jeder der im Folgenden genannten Aspekte sollte im Rahmen der Findung einer Backup-Strategie durchdacht und berücksichtig werden, allerdings kann und muss jedes Unternehmen ganz individuell für sich abwägen, welche Aspekte für seinen Anwendungsfall besonders von Bedeutung sind und die Backup-Strategie letztlich an diese ganz individuelle Gewichtung hin anpassen.

1. Für alle betriebsrelevanten IT-Systeme sollte die Downtime für Backup-Erstellung und Datenwiederherstellung so gering wie möglich sein.
2. Das Backup muss zuverlässig laufen. Im Optimalfall informiert es den bzw. die IT-Verantwortlichen vollautomatisch über Erfolg oder Misserfolg.
3. Backups sollen immer redundant erstellt werden. Heißt: Ein Backup verbleibt innerhalb des Unternehmens, wo es leicht zugänglich ist, während ein zweites Backup (Duplikat) außerhalb des Standorts aufbewahrt wird, innerhalb einer anderen Brandschutzzone.
4. Es sind stets mehrere Revisionen der Datensicherungen vorzuhalten.
5. Backups sollten möglichst ressourcenschonend sein, denn je weniger Last die Datensicherung erzeugt, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass über lange Zeit Hardwarefehler auftauchen.
6. Es ist regelmäßig zu prüfen, ob die erstellten Backups auch tatsächlich fehlerfrei und konsistent sind.

So kann ein Backup-Konzept aussehen

Es sollte bereits deutlich geworden sein, dass es nicht die eine richtige Lösung gibt, wenn es um Backups geht. Das richtige Backup-Konzept, das aufbauend auf der Backup-Strategie erstellt wird, ist – wie alles rund um Daten und ihre Sicherung – äußerst individuell. Dennoch wollen wir im Folgenden einmal zwei typische Szenarien beschreiben, wie man die Datensicherung realisieren kann.

Zunächst einmal ist bei der Datensicherung zwischen zwei Szenarien zu unterscheiden:

1. Die zu sichernden Daten oder Anwendungen liegen auf einem physikalischen Server, der sich im Unternehmen befindet. In diesem Fall ist eine Backupsoftware auf der Maschine selbst zu installieren. Hierzu gibt es eine Vielzahl guter und sogar kostenloser Software-Lösungen, die Backups zuverlässig und sicher sogar während des laufenden Betriebs erstellen können, wie zum Beispiel Veeam Agent.
2. Die zu sichernden Daten oder Anwendungen liegen in einer virtuellen Maschine. In diesem Fall bedarf es einer Backupsoftware auf dem Host der VM.

Rechtlicher Hinweis: Ein Backup ist übrigens nicht das gleiche wie eine Archivierung. Bei einer Archivierung handelt es sich um eine langfristige Speicherung von Daten auf einem separaten Datenträger. Für diese gelten in Bezug auf steuerrechtlich relevante Dokumente wie E-Mails oder Rechnungen bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen sowie technische Vorgaben, z. B. in Sachen Manipulationssicherheit und Datenzugriff (insbesondere § 147 Abgabenordnung (AO), § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Art. 6 + 9 + 17 DSGVO). Im Idealfall laufen Backups und gesetzeskonforme (Mail-) Archivierung Hand in Hand.

So lassen sich Daten einfach wiederherstellen

Unter der Datenwiederherstellung – englisch: Data Recovery – versteht man die Wiederherstellung von Daten nach einem Verlust. Sofern man ein solides und gut funktionierendes Backup-Konzept erstellt hat und dieses auch einhält, ist Data Recovery überhaupt kein Problem. Deshalb wird das Thema an dieser Stelle auch bewusst kurz gehalten. Nur so viel: Oftmals ist eine Wiederherstellung verloren gegangener Daten mit hohen Kosten verbunden – nicht selten nutzen Dienstleister die Notlage der Unternehmen aus und stellen horrende Summen für die Wiederherstellung der Daten in Rechnung.

Deshalb unser Tipp: Es mit einem soliden Backup-Konzept gar nicht erst soweit kommen lassen und im Zweifelsfall definitiv mehrere Angebote einholen und nicht das erstbeste annehmen, auch wenn die Zeit drängt.

Haben Sie Fragen rund um die Themen Backup oder Recovery? Wir stehen Ihnen jederzeit gerne mit Rat & Tat zur Seite – sprechen Sie uns einfach an, wir sind für Sie da und lassen Sie nicht im Regen stehen.