Sommer-Special für KMUs: Digitale Ordnung vor dem Urlaub schaffen

Jetzt den digitalen Arbeitsplatz aufräumen und entspannt aus dem Urlaub zurückkehren

Während in vielen Bundesländern die Sommerferien bereits auf die Zielgerade gehen, starten wir hier in Bayern endlich in die Ferien! Für viele ist jetzt die Zeit gekommen, dem Alltag zu entfliehen. Und genau jetzt ist auch der ideale Moment, um den digitalen Arbeitsplatz aufzuräumen.

Warum? Weil ein klar strukturierter PC, ein schlankes E-Mail-Postfach und eine durchdachte Tool-Landschaft nicht nur die IT-Sicherheit erhöhen, sondern auch den Kopf frei machen für neue Ideen nach dem Urlaub.

1. E-Mail-Postfach aufräumen → schnell & effektiv

Ein überfüllter Posteingang kostet Zeit und Nerven. Hier ein paar gezielte Maßnahmen:

• Inbox-Zero mit System: Alles, was in <2 Minuten erledigt werden kann, sofort bearbeiten. Den Rest terminieren oder archivieren.
• Suchordner statt Ordnerwust: Moderne E-Mail-Programme wie Outlook kommen mit dynamischen Suchordnern effizienter klar.
• Newsletter ausmisten: Abmelden, was nicht gelesen wird.
• Regelbasierte Automatisierung: Verwenden Sie Regeln, um Mails automatisch zu sortieren oder priorisieren.
  
  

2. Dateistrukturen bereinigen → lokal & in der Cloud

Chaotische Ordnerstrukturen führen zu Datenverlust und Zeitverschwendung.

• Einheitliche Namenskonventionen (z. B. 2025_Projektname_Kunde)
• Verwaiste Dateien finden (z. B. mit TreeSize oder WinDirStat)
• Cloud-Daten strukturieren (z. B. SharePoint, OneDrive)
• Dateien automatisiert verschieben oder archivieren (z. B. mit Power Automate)
  
  

3. Alte Tools und Schatten-IT identifizieren

Über die Jahre sammeln sich oft Tools an, die weder sicher noch nötig sind. Jetzt ist der perfekte Moment für einen Tool-Check:

• Welche Tools sind wirklich im Einsatz?
• Welche verursachen doppelte Workflows?
• Gibt es DSGVO-konforme Alternativen oder zentrale Plattformen?

TIPP: Erstellen Sie ein übersichtliches Tool-Board mit Zweck, Kosten, Zuständigkeiten und Bewertung (z. B. in Confluence oder Notion)

4. Technischer Schnellcheck für mehr IT-Sicherheit

Autostart bereinigen über den Task-Manager

• Nicht benötigte Programme deinstallieren
• Temporäre Dateien entfernen (z. B. mit Tools wie BleachBit oder Windows-Bordmitteln)
• Updates & Sicherheits-Patches prüfen
• Backups checken und dokumentieren

Fazit: Digital aufräumen – entspannt zurückkehren

Ein aufgeräumter digitaler Arbeitsplatz erleichtert den Start nach dem Urlaub. Gerade für CIOs, CEOs und IT-Verantwortliche in KMUs ist es jetzt wichtig, Ordnung zu schaffen um effizienter, sicherer und fokussierter in die zweite Jahreshälfte zu starten.

Und das Beste: Der Aufwand ist überschaubar, die Wirkung spürbar.

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