Schluss mit Zettelwirtschaft – Hallo,
Dokumentenmanagementsystem!  

Ein Dokumentenmanagementsystem – kurz: DMS – ist eine Technologie, die speziell für die Verwaltung digitaler Dokumente entwickelt wurde. Es ist eine Software, die Ihnen hilft, Ihre Dateien zu organisieren, zu speichern, zu suchen und zu bearbeiten. Mit einem DMS können Sie einen zentralen Ort für Ihre Dateien schaffen, der von allen Ihren Mitarbeitern einfach zu bedienen ist. Ein DMS ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen, die Transparenz zu erhöhen und gleichzeitig die Buchhaltung sicherer zu gestalten.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die entwickelt wurde, um Dokumente zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. Mit einem DMS können Sie alle Dateien, die im Unternehmen anfallen, rechtssicher abspeichern und mit ihnen „arbeiten“ – es ermöglicht Ihnen, Dokumente zu bearbeiten, darüber zu kommunizieren, diese nach festgelegten Abläufen freizugeben und vieles mehr.

Ein DMS hilft Ihnen auch dabei, Inhalte jederzeit wieder zu finden – eine Hotelrechnung aus dem Jahre 2017 wird benötigt? Kein Problem, in wenigen Sekunden „spuckt“ das DMS bei Eingabe des Hotelnamens die gewünschte Rechnung aus. Ein Gang ins Archiv und ein minutenlanges Suchen in irgendwelchen Aktenordnern nach der Originalrechnung gehören mit einem DMS und der Digitalisierung sämtlichen Schriftverkehrs der Vergangenheit an.

Welche Funktionen bietet ein DMS?

Ein DMS bietet Unternehmen eine Reihe von Funktionen, die die Produktivität und den Umgang mit Dokumenten erheblich verbessern. Einige dieser Funktionen sind:

1. Dokumentenverwaltung: Ein DMS ermöglicht es, Dokumente zu organisieren, zu speichern, zu bearbeiten und zu teilen, was die Arbeit mit Dokumenten erheblich vereinfacht.
2. Dokumentenverfolgung: Dank dieser Funktion können Benutzer den Status ihrer Dokumente verfolgen und zu jedem Zeitpunkt wissen, wo sie sich im Freigabelauf befinden.
3. Versionierung: Alte Versionen von Dokumenten speichert ein DMS stets mit, sodass im Zweifelsfall jede Version eines Dokuments wiederhergestellt werden kann.
4. Suchfunktion: Ein DMS verfügt über eine effiziente Suchfunktion, die es ermöglicht, Dokumente in Sekundenschnelle zu finden.
5. Benutzerverwaltung: Benutzerberechtigungen lassen sich bei einem professionellen DMS sehr flexibel vergeben, damit Benutzer gemäß ihrer Funktion im Unternehmen auf bestimmte Dokumente nur zugreifen oder sie auch bearbeiten und andere Dokumente gar nicht einsehen können.
6. Aufgabenverwaltung: In einem DMS lassen sich typischerweise auch Aufgaben erstellen und verwalten, um sicherzustellen, dass die Freigabe von Dokumenten oder die Überweisung rechtzeitig erledigt werden.
7. Zusammenarbeit: Eine DMS-Software ermöglicht es, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten und sie für das Team sichtbar zu kommentieren und darüber zu diskutieren.
8. Sicherheit: Selbstverständlich bietet eine gute DMS-Software auch eine Reihe von Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass Dokumente und Daten geschützt sind.

Hinweis: Bei den genannten Funktionen handelt es sich lediglich um die typischen und meist genutzten DMS-Funktionen – je nach gewählter Lösung geht der Funktionsumfang einer DMS-Software noch weit über die hier gelisteten Features hinaus.

Was kostet ein DMS?

Der Preis eines Dokumentenmanagementsystems hängt von der Art und dem Umfang der Softwarelösung ab. Einige DMS-Systeme sind kostenlos, aber die meisten haben eine monatliche oder jährliche Gebühr. Die Kosten variieren je nach Anbieter, die preisliche Spanne ist enorm, weshalb sich ein ausgiebiger Vergleich vor der Entscheidung für eine DMS-Software lohnt.

Tipp: Eine DMS-Lösung sollte nicht einfach „blind gekauft“, sondern vor dem Einsatz auf Praxistauglichkeit geprüft werden, um sicherzustellen, dass die Software den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens auch wirklich gerecht werden kann.

DMS – aber sicher: So wird Ihr Dokumentenmanagement rechtssicher

Im europäischen Wirtschaftsraum ist bei der Wahl eines passenden DMS-Systems unbedingt auf die Einhaltung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu achten. In Deutschland sind in diesem Zusammenhang vor allem die DSGVO und die GoBD zu nennen. Es gibt zwei Gesetze, die für Aufbewahrungsfristen für deutsche Unternehmer von besonderer Bedeutung sind: § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB), der für Kaufleute festlegt, welche Unterlagen aufzubewahren sind. Demnach gilt:

• Geschäfts- oder steuerrelevante Unterlagen müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden
• Rechnungen, Jahresabschlüsse, Reklamationen & Verträge müssen 10 Jahre aufbewahrt werden

Zusätzlich zu diesen beiden Regeln gibt es eine ganze Reihe an Sonderregelungen, die diese beiden Grundsätze aushebeln. Für Bewerbungsunterlagen beispielsweise gilt: Nach einer Absage müssen innerhalb von 6 Monaten nach Eingang sämtliche Daten gelöscht werden – sowohl in elektronischer als auch in Papier-Form (falls vorhanden). Nach einer Zusage hingegen sind gemäß DSGVO alle in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen Daten, die für das Anstellungsverhältnis zwingend erforderlich sind, in eine Personalakte zu überführen. Anschließend sind die Bewerbungsunterlagen endgültig zu löschen.

Ein professionelles DMS berücksichtigt solche rechtlichen Besonderheiten, unterstützt Unternehmen bei den dahinterstehenden Prozessen und bietet eine Lösung zur rechtssicheren Archivierung und DSGVO-konformen Löschung von Dokumenten. Um sicherzustellen, dass sämtliche Daten und Informationen in einem DMS-System in Übereinstimmung mit den europäischen Datenschutzrichtlinien geschützt werden, ist es zudem wichtig, dass das DMS-System über eine Reihe von Sicherheitsfunktionen verfügt, wie beispielwiese eine Verschlüsselung der Daten, eine Multi-Faktor-Authentifizierung, eine flexible Steuerung der Zugriffsrechte sowie eine Speicherung der Daten auf europäischen Servern. Darüber hinaus ist es wichtig, dass das DMS-System regelmäßig auf Sicherheitslücken und Schwachstellen überprüft wird, um sicherzustellen, dass keine potentiellen Angriffsvektoren auf die gespeicherten Daten und Informationen bestehen.

Ein DMS kann eine Menge Geld sparen und die Produktivität erheblich steigern. Die Wahl eines geeigneten DMS-Systems ist von zentraler Bedeutung für das Unternehmen. Sollten Sie Fragen zum Thema Dokumentenmanagement allgemein oder einer Lösung im Speziellen haben, sprechen Sie uns gerne an.