Ohne E-Mail geht es nicht: Wie können wir die Mail-Kommunikation sicherer machen?

E-Mail-Security bezeichnet die Sicherheit von E-Mails vor unbefugtem Zugriff und Manipulation. Dazu gehört zum Beispiel die Verschlüsselung von E-Mails, um sicherzustellen, dass nur der Absender und der Empfänger die Inhalte lesen können. Was das genau bedeutet, beleuchten wir in diesem Blog-Artikel.

E-Mail-Security ist wichtig, weil E-Mails einen wesentlichen Teil unserer Kommunikation ausmachen. Wir nutzen sie für geschäftliche und private Zwecke und senden und empfangen täglich E-Mails. Um genau zu sein wurden einer Statista-Umfrage zufolge weltweit im Jahr 2021 fast 320 Milliarden E-Mails versendet und empfangen – allerdings nicht insgesamt, sondern pro Tag!

Angesichts dieser unfassbar hohen Zahl ist es wichtig, dass wir unsere E-Mails vor unbefugtem Zugriff und Manipulation schützen. Beispielsweise können bösartige Anhänge, die an E-Mails angehängt werden, Viren oder andere schädliche Software enthalten. Öffnet man eine solche E-Mail, kann eine Software auf dem Computer installiert werden und im schlimmsten Fall das ganze Unternehmensnetzwerk befallen und Daten zerstören. Außerdem besteht die Gefahr, dass wichtige Daten gestohlen werden mit denen ein Lösegeld erpresst wird.

Angriffe kommen dabei fast immer von außen. Schätzungen des Bundesministeriums für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zufolge kursierten im Jahr 2021 rund 144 Millionen Schadprogramme. Das sind unglaubliche 394.000 neue Varianten, die jeden Tag das Licht des Internets erblicken.

Wie lässt sich sicherstellen, dass E-Mails sicher sind?

Um das eigene E-Mail-Konto vor Sicherheitsbedrohungen zu schützen, sollten verschiedene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden: Zum Ersten sollte man unbedingt ein sicheres Passwort für den Zugang zum E-Mail-Postfach wählen und dieses regelmäßig ändern, um sicherzustellen, dass niemand das Konto hacken kann. Darüber hinaus ist es ratsam, Sicherheits-Tools zu verwenden, um die E-Mail-Kommunikation zu verschlüsseln und so die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, Opfer eines Angriffs zu werden. Sollte es nämlich erst einmal dazu kommen, dass Kriminelle ein Email-Konto hacken, ist dies in den meisten Fällen mit ziemlich viel Stress und Aufwand verbunden.

Sechs Tipps zum Schutz des E-Mail-Kontos:

Individuelle, sichere Passwörter nutzen und diese regelmäßig ändern.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
E-Mail-Gateway im Unternehmen einrichten, das alle eingehenden und ausgehenden E-Mails scannt und klassifiziert, um sicherzustellen, dass keine Bedrohungen ins Netzwerk gelangen.
Automatisierte E-Mail-Verschlüsselung. Diese Lösung sollte in der Lage sein, alle ausgehenden E-Mails zu analysieren, um festzustellen, wo sensibles Material enthalten ist. Wenn die Inhalte sensibel sind, müssen sie verschlüsselt werden, bevor sie an den intendierten Empfänger verschickt werden. Dies verhindert, dass Angreifer Nachrichten mitlesen können, selbst wenn sie es schaffen, sie abzufangen.
Schulungen: Mitarbeiter müssen unbedingt geschult werden im Hinblick auf einen sicheren Umgang mit E-Mails. Ziel: Sie müssen zuverlässig unterscheiden können, ob es sich um eine schädliche oder um eine „gute“ E-Mail handelt.
Verwendung einer digitalen Signatur, um Absender von E-Mails zweifelsfrei identifizieren zu können.

Sofort-Maßnahmen für gehackte Mail-Konten

Aber was ist zu tun, wenn das E-Mail-Konto wirklich gehackt wurde? Was sollte man tun, wenn der Ernstfall eingetreten ist und das Kind sprichwörtlich schon in den Brunnen gefallen ist? Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung gibt Ihnen Lösungsmöglichkeiten an die Hand, um die Kontrolle über Ihre Mails zurückzuerlangen.

Virenscan durchführen: Beim Hacken Ihres E-Mail-Postfachs waren womöglich sogenannte Keylogger oder andere Schadprogramme involviert. Deshalb ist es ganz wichtig, den gesamten PC gründlich auf Viren zu prüfen. Ist der PC mit einem Netzwerk verbunden, muss das ganze Netzwerk auf Schadprogramme & Co. hin untersucht werden. Es ist wichtig, diesen Schritt direkt am Anfang zu machen, bevor neue Passwörter definiert werden – sonst gelangen die neuen Zugangsdaten unmittelbar in falsche Hände...
Passwörter ändern: Nach dem Virenscan müssen die Zugangsdaten zum Mail-Postfach erneuert werden. Dabei ist, wie oben bereits erwähnt, ein individuelles und sicheres Passwort zu nutzen. Wenn möglich, sollte in diesem Zusammenhang auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden. Falls das Passwort des gehackten Kontos auch für andere Portale genutzt wird, sollten diese Zugangsdaten ebenfalls aktualisiert werden, damit die Hacker nicht auch noch Zugriff auf andere Systeme erhalten. Wer noch keinen Passwort-Manager einsetzt, um seine Zugangsdaten zu verwalten, für den ist nun der perfekte Zeitpunkt dazu.
Kontakte warnen: Hacker nutzten infiltrierte Mail-Konten in der Vergangenheit gerne aus, um im Namen der Person des Kontos Phishing-Mails zu versenden. Denn: Erhalten Kollegen, Geschäftspartner und Co. E-Mails mit Anhängen von einem Absender, den sie kennen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr viel höher, dass der Anhang auch geöffnet wird. Die einzige Möglichkeit, dem entgegenzuwirken: Ehrlichkeit. Informieren Sie Ihren Verteiler umgehend, dass etwaige seltsam wirkende Mails nicht wirklich von Ihnen stammen und sie bitte besonders achtsam sein sollen bei Mails, die von Ihrem Absender stammen.
Kontoeinstellungen überprüfen: Sobald wieder Zugriff auf das Mail-Konto besteht, ist sicherzustellen, dass die Signatur keine betrügerischen Änderungen erhalten hat. Außerdem ein typisches Vorgehen für Hacker: Das Einrichten von Abwesenheitsnotizen, die verdächtige Links enthalten. Sollte also eine angelegt worden sein, ist diese entsprechend zu löschen.

Sobald die akute Gefahr gebannt ist, sollte der Fokus darauf liegen, das Konto vor zukünftigen Angriffen zu schützen. Heißt: Es ist Zeit, sich um ein solides E-Mail-Sicherheitskonzept zu kümmern. Dieses beinhaltet heutzutage unbedingt auch präventive Maßnahmen, denn die Angriffe der vergangenen Monate und Jahre haben gezeigt, dass sich die Bedrohungslage superschnell weiterentwickelt. Das stellt Unternehmen vor die Herausforderung, etwaige Risiken frühzeitig zu erkennen – in Form von Sicherheitskonzepten, die den jeweils neuesten Taktiken der Cyber-Kriminellen entgegenwirken können.

Neben dem Risiko, Opfer von Cyber-Angriffen zu werden, nehmen Unternehmen ohne Secure-Mail-Konzept darüber hinaus auch Imageschäden und hohe Bußgelder in Kauf – denn die DSGVO schreibt eine Verschlüsselung von allen E-Mails vor, die personenbezogene Daten enthalten.

Benötigen Sie eine ganzheitliche E-Mail-Security-Lösung, die sowohl die Signatur als auch die Verschlüsselung berücksichtigt? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir sorgen dafür, dass Ihre E-Mails sicher(er) sind. Lassen Sie uns gemeinsam Hackern keine Chance geben!